Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen von GembaTrack ist GembaTrack, Hallerstrasse 31a, 3012 Bern, erreichbar unter support@gembatrack.ch. Für Daten, die im Konto einer Institution erfasst werden (zum Beispiel Sessions und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden), ist Ihre Institution datenschutzrechtlich verantwortlich. GembaTrack bearbeitet diese Daten in ihrem Auftrag.

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Account-Anfrage: Name der Institution, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage und der Freischaltung.
• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle (Admin oder Erfasser), Institution, Zeitpunkt der letzten Aktivität.
• Erfassungsdaten: Angaben zur Session (Pseudonym der begleiteten Person, Funktion, Bereich, Auftrag, Beginn und Ende), einzelne Tätigkeiten mit Kategorie, Beurteilung und Dauer sowie optional Foto, Kommentar, Verbesserungsvorschlag und Position auf einem hinterlegten Grundriss.
• Konfigurationsdaten: von Ihrer Institution angelegte Kategorien, Funktionsprofile, Auswahllisten und Grundrisse.
• Protokolldaten: Einträge zu sicherheitsrelevanten Aktionen (zum Beispiel Benutzerverwaltung und Änderungen an Einstellungen) mit Zeitpunkt und ausführender Person.
• Rückmeldungen: Feedback, das Sie uns über die Anwendung senden.
• Technische Daten: Server-Protokolle (zum Beispiel Fehlermeldungen) im normalen Betrieb unserer Infrastruktur.

GembaTrack ist nicht für Patientendaten gedacht. Die Anwendung weist bei Kommentar, Verbesserungsvorschlag und Feedback darauf hin, keine Patientendaten zu erfassen. Die begleitete Person wird unter einem Pseudonym geführt, das sich nach dem Start der Session nicht mehr ändern lässt.

3. Zweck der Bearbeitung

Wir bearbeiten die Daten, um GembaTrack bereitzustellen: Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Arbeitsprozessen innerhalb Ihrer Institution, einschliesslich des Exports von Auswertungen durch berechtigte Personen Ihrer Institution. Die Angaben aus der Account-Anfrage verwenden wir, um die Anfrage zu prüfen, den Zugang freizuschalten und Sie zum Zugang und zu einer Offerte zu kontaktieren. Wir verwenden die Daten nicht für Werbung Dritter und geben sie nicht zu diesem Zweck weiter.

4. Wo und wie die Daten gespeichert werden

• Datenbank und Datei-Speicher laufen bei Supabase in einem Rechenzentrum in der EU (Irland).
• Die Anwendung wird über Vercel bereitgestellt, die Server-Funktionen laufen in Frankfurt.
• E-Mails (zum Beispiel Bestätigung der Anfrage, Freischaltung und Einladungen) versenden wir über den Dienstleister Resend.
• Der Zugriff auf Daten ist durch Berechtigungen in der Datenbank auf die jeweils eigene Institution beschränkt.
• Fotos liegen in einem privaten Speicherbereich und sind nur für angemeldete Personen der eigenen Institution abrufbar.
• Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, die Speicherung beim Anbieter ebenfalls.

5. Auftragsbearbeitung und Drittanbieter

Für den Betrieb von GembaTrack setzen wir die genannten Anbieter (Supabase, Vercel, Resend) als Auftragsbearbeiter ein. Mit ihnen bestehen die jeweiligen Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung. Soweit ein Anbieter Daten ausserhalb der Schweiz und der EU bearbeitet, geschieht dies nur gestützt auf die dafür vorgesehenen Garantien, zum Beispiel Standardvertragsklauseln. Eine Liste der Anbieter mit Ort der Bearbeitung stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

6. Cookies und Speicher im Browser

GembaTrack setzt nur technisch notwendige Cookies ein, damit Sie angemeldet bleiben. Im Speicher des Browsers legt die Anwendung einzelne Einstellungen ab, zum Beispiel die gewählte Darstellung oder ob die Einführung bereits gezeigt wurde. Wir setzen keine Werkzeuge zur Analyse des Nutzerverhaltens und keine Werbe-Cookies ein.

7. Fotos und Standortangaben

Fotos und Positionen auf dem Grundriss dienen der Dokumentation von Arbeitsabläufen, nicht der Erfassung von Patientinnen, Patienten oder Dritten. Erfassende sollen keine Personen erkennbar abbilden. Die Verantwortung für die korrekte Nutzung liegt bei Ihrer Institution.

8. Aufbewahrung und Löschung

Daten bleiben so lange gespeichert, wie der Zugang Ihrer Institution läuft. Danach gilt:

• Nach Ablauf des Zugangs können Administratorinnen und Administratoren die Daten noch 30 Tage lang ansehen und exportieren.
• Zwei Monate nach Ablauf löschen wir das Konto der Institution mit allen Sessions, Tätigkeiten, Fotos und Benutzerkonten endgültig.
• Administratorinnen und Administratoren können das Unternehmenskonto jederzeit selbst in den Einstellungen löschen. Diese Löschung wirkt sofort und lässt sich nicht rückgängig machen.
• Einzelne Sessions lassen sich im Admin-Bereich jederzeit löschen.
• In den täglichen Sicherungen der Datenbank können gelöschte Daten noch einige Tage enthalten sein, bis die Sicherungen überschrieben werden.

Lösch- und Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden ohne eigenes Administrator-Konto bearbeiten wir über support@gembatrack.ch.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen, diese berichtigen oder löschen zu lassen und der Bearbeitung im gesetzlichen Rahmen zu widersprechen. Anfragen richten Sie an support@gembatrack.ch. Arbeiten Sie in einer Institution, die GembaTrack einsetzt, wenden Sie sich zuerst an die zuständige Administratorin oder den zuständigen Administrator Ihrer Institution. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

10. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören die Trennung der Institutionen auf Ebene der Datenbank, private Speicherbereiche für Dateien, die Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen und tägliche Sicherungen der Datenbank.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Bearbeitung der Daten oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

12. Kontakt

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an support@gembatrack.ch. Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.