Nutzungsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung von GembaTrack (nachfolgend „der Dienst“), einer webbasierten Anwendung zur Erfassung und Auswertung von Arbeitsprozessen in Gesundheitsinstitutionen. Mit der Anfrage eines Accounts akzeptieren Sie diese Bedingungen für sich und für die Institution, für die Sie den Account anfragen.

2. Leistungsbeschreibung

GembaTrack umfasst insbesondere folgende Funktionen:

• Mobile Erfassung von Tätigkeiten in Sessions, mit Angaben zu Funktion, Bereich und Auftrag. Die begleitete Person wird unter einem Pseudonym geführt.
• Buchung einzelner Tätigkeiten per Kategorie-Auswahl, optional ergänzt durch Foto, Kommentar, Verbesserungsvorschlag und Standort auf einem hinterlegten Grundriss.
• Auswertung der erfassten Daten im Admin-Bereich (Beurteilung, Kategorien, Wertschöpfung, Unterbrechungen) sowie Export als PDF, PowerPoint oder Excel.
• Verwaltung von Benutzerrollen (Admin, Erfasser) und individuell konfigurierbaren Funktionsprofilen, Kategorien und Auswahllisten pro Institution.
• Mandantentrennung: Die Daten jeder Institution sind von anderen Institutionen technisch getrennt und für diese nicht einsehbar.

GembaTrack wird laufend weiterentwickelt. Der Funktionsumfang kann sich ändern. Wesentliche Änderungen teilen wir auf dieser Seite oder im Produkt mit.

3. Account-Anfrage und Konto

Für die Nutzung braucht es ein Konto. Sie fragen es über das Formular auf unserer Website an und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse. Wir prüfen jede Anfrage und schalten den Zugang von Hand frei. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht.

Sie sind verpflichtet, bei der Anfrage wahrheitsgemässe Angaben zu machen und Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln. Jede Institution erhält einen eigenen, abgetrennten Bereich. Die erste Administratorin oder der erste Administrator kann weitere Personen einladen und deren Rollen verwalten. Wie viele Admins und Erfasser ein Konto umfasst, richtet sich nach der Testphase beziehungsweise nach der vereinbarten Offerte.

4. Testphase und weitere Nutzung

Ab der Freischaltung steht GembaTrack 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Die Testphase umfasst zwei Admins und fünf Erfasser und kann auf Anfrage verlängert werden. Im Admin-Bereich ist jederzeit sichtbar, bis wann der Zugang läuft.

Für die Nutzung nach der Testphase erstellen wir eine individuelle Offerte. Umfang, Preis und Laufzeit ergeben sich aus der angenommenen Offerte. Die Abrechnung erfolgt per Rechnung.

5. Ablauf des Zugangs

Läuft der Zugang ab, ohne dass er verlängert wird, gilt Folgendes:

• Erfasserinnen und Erfasser können sich nicht mehr anmelden, es lassen sich keine Sessions und Tätigkeiten mehr erfassen oder ändern.
• Administratorinnen und Administratoren können die Sessions und Auswertungen ihrer Institution noch 30 Tage lang ansehen und exportieren.
• Konto und Daten bleiben zwei Monate ab Ablauf erhalten. Wird der Zugang in dieser Zeit verlängert, steht alles wieder zur Verfügung.
• Nach Ablauf dieser zwei Monate löschen wir das Konto der Institution mit allen Daten endgültig.

6. Datenspeicherung und Datenschutz

GembaTrack verarbeitet Daten, die bei der Tätigkeitserfassung anfallen: Session- und Tätigkeitsdaten (Zeitpunkte, Kategorie, Bereich, Auftrag, Pseudonym der begleiteten Person, Beurteilung), optionale Fotos, Kommentare und Verbesserungsvorschläge, Positionsangaben auf Grundrissen sowie Konto- und Protokolldaten (zum Beispiel wer wann welche Einstellung geändert hat).

• Datenbank und Dateien liegen bei Supabase in einem Rechenzentrum in der EU (Irland).
• Die Anwendung wird über Vercel bereitgestellt, die Server-Funktionen laufen in Frankfurt.
• Der Zugriff ist durch Berechtigungen in der Datenbank auf die eigene Institution beschränkt. Personen anderer Institutionen haben keinen Zugriff.
• Hochgeladene Fotos liegen in einem privaten Speicherbereich und sind nur für angemeldete Personen der eigenen Institution abrufbar.
• Sicherheitsrelevante Aktionen (zum Beispiel Benutzerverwaltung und Änderungen an Einstellungen) werden protokolliert.
• Daten werden verschlüsselt übertragen und beim Anbieter verschlüsselt abgelegt.

Einzelheiten zu Aufbewahrung, Auftragsverarbeitung und Ihren Rechten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

7. Pflichten der Nutzenden

Sie verpflichten sich, GembaTrack nur für die Erfassung von Arbeitsprozessen zu nutzen und die geltenden Datenschutzvorschriften einzuhalten. Insbesondere gilt:

• Es werden keine Patientendaten erfasst. Namen, Geburtsdaten, Fallnummern oder andere Angaben, die eine Patientin oder einen Patienten erkennbar machen, gehören weder in Kommentare und Verbesserungsvorschläge noch auf Fotos.
• Die begleitete Person wird mit einem Pseudonym geführt, nicht mit ihrem Namen.
• Fotos zeigen Arbeitsabläufe und Arbeitsumgebung, keine erkennbaren Personen.
• Ihre Institution informiert die begleiteten und die erfassenden Mitarbeitenden über die Erhebung.

8. Verfügbarkeit und Haftung

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, können diese aber nicht garantieren. Für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust durch höhere Gewalt, technische Störungen Dritter oder unsachgemässe Nutzung haften wir nicht, soweit das Gesetz dies zulässt.

9. Vertragsdauer und Kündigung

Die Institution kann das Konto jederzeit kündigen. Administratorinnen und Administratoren können das Unternehmenskonto in den Einstellungen selbst und endgültig löschen. Die Kündigung ist auch über support@gembatrack.ch möglich. In beiden Fällen werden sämtliche Daten der Institution unwiderruflich gelöscht.

10. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Nutzungsbedingungen anpassen, etwa bei neuen Funktionen oder rechtlichen Anforderungen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie rechtzeitig.

11. Kontakt

Fragen zu diesen Bedingungen richten Sie bitte an support@gembatrack.ch. Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.